Командирование сотрудников

Система позволяет планировать командировки сотрудников, а также вести учет возникающих расходов, связанных с командировками.

В конфигурации предусмотрена возможность интеграции с сервисом Smartway, используя который можно бронировать билеты, гостиницы, трансферы.

Расходы, возникшие во время командировки, могут быть подтверждены как документами на бланках строгой отчетности, так и электронными билетами.

Денежные документы - это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО). Подробнее: Учет денежных документов.

Приобретение электронного проездного билета может учитываться в качестве предоплаты транспортных услуг (поскольку услуги потребляются позже).

Денежные документы

Билеты электронные

Вебинар по данной теме: Smartway от Excel до полной автоматизации с 1С:ERP.

Для возможности работы с документом Заявка на командировку необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов - Казначейство и взаиморасчеты – Подотчетники - Заявки на командировку.

Командировка сотрудника начинается с планирования и согласования. Для этого в системе предусмотрен документ Заявка на командировку (раздел Казначейство – Подотчетники).

В данном документе предусмотрены следующие статусы:

■ Подготовлена;

■ Рассматривается;

■ Согласована;

■ Отклонена;

■ Отозвана.

Согласование документа может быть выполнено с использованием конфигурации 1С:Документооборот.

На закладке Основное заполняются данные о командируемом сотруднике, периоде командировки, месте командировки, принимающей стороне и о планируемых расходах на командировку.

Заявка может быть оформлена не только на одного сотрудника, но и сразу на группу сотрудников, направляющихся в командировку. Для этого нужно установить флаг Группа сотрудников на закладке Основное и указать список сотрудников.

При нажатии на гиперссылку Выдать под отчет на командировочные расходы в открывшемся дополнительном окне возможно указать следующие данные:

■ планируемые выплаты в разрезе статей движения денежных средств;

■ дату выдачи денежных средств, счет списания, счет зачисления. На основании этих данных документ Заявка на командировку отразится в отчете Платежный календарь (раздел Казначейство-Планирование). Подробнее: Платежный календарь.

С помощью гиперссылки Закрыть заявку можно установить флаг Закрыта. Флаг Закрыта позволяет закрыть документ Заявка на командировку, даже если не вся сумма выплачена по заявке. При наличии флага Закрыта документ Заявка на командировку не будет отражаться в платежном календаре.

Документ Заявка на командировку инициирует проверку суммы на соответствие установленным лимитам, в случае превышения - можно провести заявку сверх лимита. Флаг Сверх лимит в документе Заявка на командировку по сути означает запрос от ответственного менеджера на согласование заявки сверх лимита. Право ставить данный флаг есть у всех пользователей, у которых есть право создавать документ Заявка на командировку. В стандартной конфигурации нет возможности ограничения прав на флаг Сверх лимит.

После оплаты на закладке Основное будет указана информация об оплате.

На закладке Бронирование указывается информация по плановым передвижениям и местам проживания.

На основании документа Заявка на командировку можно сформировать следующие документы:

■ Авансовый отчет;

■ Бронирование (Электронный билет);

■ Задание;

■ Командировка;

■ Расходный кассовый ордер;

■ Списание безналичных денежных средств.

 Также на основании документа Заявка на командировку можно сформировать следующие отчеты:

■ Лимиты расхода ДС;

■ Оплата заявок на расходование денежных средств;

■ Контроль выданных подотчетному лицу авансов.

При необходимости существует возможность прикриплять файлы к документу Заявка на командировку.

Ограничение

Документ Командировка (меню Зарплата - Командировки) предназначен для регистрации и расчета заработной платы сотрудника во время командировки.

Документ содержит следующие печатные формы:

■ Приказ о направлении в командировку (Т-9) ;

■ Командировочное удостоверение (Т-10) ;

■ Служебное задание (Т-10а) ;

■ Расчет среднего заработка;

■ Подробный расчет начислений.

Документ Командировка может быть создан на основании документа Заявка на командировку или сформирован из рабочего места Электронные билеты и бронирования (раздел Казначейство - Подотчетники).

Основным условием командировки является ее период. Для расчета достаточно указать дату начала и окончания. Период указывается полностью, включая дни нахождения сотрудника в пути.

Указанным месяцем в документе Командировка будут зарегистрированы все произведенные в этом документе расчеты. Они будут отражены в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц. Дата документа и его Номер используются при формировании печатных форм.

Подробно о функционале начисления заработной платы в документе Командировка можно прочитать в следующих разделах: https://its.1c.ru/bmk/AverageSalary; Регистрация командировок и сохранение заработка во время командировки.

По умолчанию считается, что оплата командировки будет выплачена С зарплатой.

Если это не так, то в документе можно указать предполагаемый способ выплаты произведенных в нем начислений, а также изменить предполагаемую дату их выплаты.

Документ Командировка не отражается в отчете Платежный календарь.

Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то в документе присутствует флаг Расчет утвердил. Он доступен только пользователям с доступом к данным о фактической зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным.

На закладке Дополнительно можно указать место назначения командировки и другие данные для заполнения печатных форм.

Если в документе установлена выплата расчета В межрасчетный период, то для удобства можно создать и заполнить ведомость на выплату непосредственно из документа. По кнопке Выплатить открывается Помощник создания ведомостей.

На основании документа Командировка можно ввести документ Совмещение должностей для назначения доплаты другому сотруднику за исполнение обязанностей сотрудника, убывшего в командировку.

В некоторых случаях после оформления документа может потребоваться внести в него исправления, например, в случае уточнения каких-либо данных, влияющих на расчет. Пока месяц начисления документа "не закрыт", исправления можно внести непосредственно в сам документ, в его исходный экземпляр. Если при этом по какой-то причине требуется оставить первоначальный вариант "для истории", то его можно оставить непроведенным, скопировать и провести исправленную копию документа. Однако если за месяц начисления в программе уже отражена выплата зарплаты или зарплата отражена в учете, то внесение исправлений в документ "задним числом" может привести к тому, что уже "зафиксированные" данные станут недостоверны. В таком случае можно отразить изменения в одном из следующих месяцев, введя документ-исправление с помощью ссылки Исправить, которая находится внизу документа. При нажатии этой ссылки создается новый документ-исправление. На его закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления, зарегистрированные исправляемым документом.

Если требуется полностью отменить все начисления, выполненные документом в прошлом периоде и отразить это в одном из следующих месяцев, то можно ввести документ Сторнирование начислений по ссылке Сторнировать.

На основании документов Заявка на командировку и Авансовый отчет (раздел Казначейство-Подотчетники) могут быть созданы документы выдачи денежных средств: Расходный кассовый ордер (раздел Казначейство-Банк-Безналичные платежи ) и Списание безналичных Денежных средств (раздел Казначейство-Касса- Расходные кассовые ордера).

Возможность установить флаг Оплата по заявке на закладке Основное в платежных документах и выбрать соответствующий документ Заявка на командировку не зависит от настройки функциональной опции Заявки на расходование денежных средств (см. раздел НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Планирование и контроль денежных средств).

Подробнее: Выдача наличных денежных средств; Списание денежных средств с расчетных счетов организации;  Расчеты с подотчетными лицами.

Выдача денежных средств может быть осуществлена:

■ из кассы или с расчетного счета на карту сотрудника;

■ с корпоративной карты, которая привязана к специально открытому банковскому счету, который пополняется с расчетного счета организации (дополнительно потребуется использовать 55 счет, субсчет «Корпоративная карта»);

■ с корпоративной карты, которая привязана к расчетному счету организации. В таком случае не нужно специально отражать поступление сумм на карту подотчетного лица. Необходимо  провести   расход средств по счету 51 в подотчет сотрудника.

Схема взимодействия 1С и сервиса Smartway

Smartway — онлайн-сервис для бронирования деловых поездок https://smartway.today.

Объединяет корпоративные инструменты, необходимые для планирования и организации командировок:

■ Поиск и сравнение цен на авиа и Ж/Д билеты, отели и апартаменты.

■ Мгновенное бронирование и управление бронью в режиме онлайн.

■ Удобные инструменты для согласования маршрутов и бюджета.

■ Онлайн-доступ к закрывающим документам для бухгалтерии.

■ История и статистика поездок по всем сотрудникам.

Схема взаимодействия 1С и онлайн-сервиса Smartway.

На сайте сервиса Smartway необходимо получить доступ.

Для обеспечения возможности интеграции с сервисом необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на командировку.

Используя гиперссылку Интеграция с сервисом бронирования Smartway, нужно установить признак интеграции с сервисом в отдельном диалоговом окне, а также ввести параметры авторизации.

Для использования сервиса Smartway база может быть развёрнута как в файловом, так и серверном режиме. При этом должен быть открыт доступ к интернету для обмена данными с сервисом.

Настройка  обмена  информацией о сотрудниках.

В разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Кадры – Кадровый учет- Бронирование Командировок необходимо установить флаг Отправлять информацию о сотрудниках в сервис бронирования автоматически.

С помощью гиперссылок необходимо Настроить подключение к системе бронирования и Настроить условия регулярной отправки информации о сотрудниках в сервис бронирования командировок.

По гиперссылке Настроить условия регулярной отправки информации о сотрудниках в сервис бронирования командировок можно настроить список сотрудников по которым данные в сервис бронирования передавать не нужно. Также с помощью кнопки Выполнить отправку можно передать данные по сотрудникам в сервис бронирования вручную.

Для электронных билетов без отражения денежных средств у подотчетных лиц данные (ФИО пассажира) в поле Пассажир будут переданы при обмене, а параметры списания будут заполнены по статистике.

При настроенной интеграции с сервисом Smartway, в процессе создания документа Заявка на командировку возможен подбор объектов из сервиса Smartway, таких как название регионов, аэропортов, станций и отелей. В документе Заявка на командировку необходимо ввести слово или часть слова в поле, система сразу выдаст список предполагаемых объектов и после этого можно выбрать нужный вариант.

В документе Заявка на командировку осуществляется подбор объектов в полях:

■ Убытие из;

■ Прибытие в;

■ Трансфер до;

■ Бронировать проживание в.

После создания документа Заявка на командировку она может быть выгружена в сервис Smartway, при помощи которого будут проводиться бронирования билетов и гостиниц.

Заявку можно отправить в сервис Smartway одним из следующих способов:

■ с использованием гиперссылки Отправить в документе заявки. Статус отправки заявки изменится;

■ с использованием команды отправки в Smartway из формы списка документов.

Созданные бронирования услуг в сервисе Smartway могут быть подгружены в систему для дальнейшей работы с этими документами. Для этого в форме списка заявок на командировки нужно воспользоваться командой Загрузить данные о бронировании.

Документы бронирования будут загружены в систему, ссылки на них можно будет найти в документе заявки на командировку на закладке Бронирование в нижней части документа.

Загруженные документы делятся на два типа документов:

■ электронные билеты;

■ бронирования (гостиниц, трансферов).

В форме списка документов можно загрузить новые документы бронирования и билетов из сервиса Smartway. Для этого нужно выполнить команду Получить данные.

При загрузке бронирований из сервиса Smartway версии ваучера добавляются в присоединенные файлы к документам Электронный документ и Бронирование. Перейти к ним можно из контекстного меню по гиперссылке Файлы.

Если к имеющимся бронированиям нужно добавить дополнительные услуги (питание, багаж, и т. д.), то это можно выполнить в системе бронирования Smartway. При загрузке документа из сервиса Smartway информация будет обновлена автоматически и данные будут загружены в систему. Перейти к этой информации можно будет по гиперссылке Сумма доплат: … RUB. Сумма возвратов: … RUB. Сумма штрафоа: … RUB в нижней части документа на закладке Основное.

Если документы бронирования билетов или мест проживания, трансферов будет аннулированы в системе бронирования Smartway, то при загрузке документа из сервиса Smartway информация будет обновлена автоматически. Перейти к ней будет возможно по гиперссылке Сумма доплат: … RUB. Сумма возвратов: … RUB. Сумма штрафоа: … RUB в нижней части документа на закладке Основное.

Комиссия и сборы агента не отражаются в документе Электронный билет, не участвуют в получении данных по интеграции и соответственно система не формирует автоматические проводки по данным расходам. Рекомендуем расходы по комиссии и сборам учитывать отдельным документом: Приобретение товаров и услуг или Приобретение услуг и прочих активов.

Документ Электронный билет (меню Казначейство-Электронные билеты и бронирования) предназначен для отражения информации о произведенных бронированиях билетов, трансферов. При отражении билетов возможны следующие варианты проездных документов:

■ Авиабилет;

■ Ж/Д билет

■ Билет на автобус;

■ Трансфер;

■ Прочее.

Услуга «Аэроэкспресс» загружается с типом услуги Трансфер. Дополнительная услуга (например, перевес багажа и т.п) загружается с типом услуги Прочее.

В документе Электронный билет для проездных документов отражается следующая информация:

■ Способ покупки билета - куплен Через агента, приобретен Через подотчетное лицо или куплен У перевозчика;

■ Информация о перевозчике (партнер, контрагент, договор);

■ Информация об агенте (партнер, контрагент, договор);

■ Информация о способе списания на расходы. В документе Электронный билет по умолчанию в поле Способ списания подставляется значение Через авансовый отчет (датой отчета). В таком случаи документ используется в авансовом отчете при подготовке отчетных документов подотчетным лицом. При выборе способа списания Напрямую (датой прибытия) становятся доступны все необходимые реквизиты для заполнения параметров списания. Списание на расходы производится при проведении документа Электронный билет и в авансовый отчет этот документ уже не включается;

■ Информация о подотчетном лице, которое ответственное за поездку (физическое лицо, подразделение подотчетного лица). Поле Подотчетное лицо, ответственное за поездку, доступно в том случае, если списание суммы электронного билета производится через авансовый отчет;

■ Информация о пассажире (ФИО пассажира). Данные введенные в поле Пассажир носят информационный характер. По умолчанию пассажир является подотчетным лицом, но при необходимости можно выбрать иное физическое лицо. Если физическое лицо, для которого приобретается билет, не является сотрудником компании, то его данные не требуется вводить в справочник системы, достаточно указать ФИО в электронном билете;

■ Информация об организации;

■ Информация о сотруднике, в интересах которого приобретается билет (физическое лицо, подразделение);

■ Информация о датах и деталях поездки;

■ для определения счета учета расчетов с перевозчиком при отражении документа в регламентированном учете в поле Группа фин. учета расчетов с перевозчиком выбирается карточка элемента списка Группы настроек финансового учета расчетов, в которой Используется для объектов расчетов с определено как перевозчиками по бронированию. В качестве счетов учета расчетов с перевозчиками могут использоваться счета, имеющие набор субконто «Контрагенты», «Работники организаций» и «Бронирование».

В типовой конфигурации для выбора доступен счет 76.14 «Расчеты по бронированию»;

■ Сумма, НДС.

Таким образом, на форме рабочего места Электронные билета и бронирования можно увидеть три возможные ситуации:

■ Пассажиром является сотрудник;

■ Пассажиром является иное физическое лицо, а за него отчитывается сотрудник;

■ Пассажиром является иное физическое лицо, отчитывающийся сотрудник отсутствует, т.к. затраты на покупку билета списаны на расходы.

Документ создает бухгалтерские проводки.

Счет 76.14 - расчеты по бронированию.

В дебет этого счета попадают суммы по забронированным билетам на дату покупки - бронирования билета (Дт 76.14 -  Кт 60.01 (60.02)).

Из кредита этого счета сумма уходит по дате прибытия, т.е. использования бронирования (Дт 71.01 -  Кт 76.14).

До тех пор пока проезд не завершен, обязательства перевозчика считаются не исполненными. После того как проезд завершен, подотчетное лицо получает отрывной талон и у него возникают обязательства отчитаться за билет. Поэтому проводка Дт 71.01 – Кт 76.14 формируется датой прибытия.

До версии 2.5.18 аванс агенту напрямую переносился на расчеты с перевозчиком.

С версии 2.5.18 отражается зачет аванса агенту и перенос задолженности на расчеты с перевозчиком.

При выборе способа списания Напрямую (датой прибытия), появляется возможность указать параметры списания на отдельной закладке Отражение в учете.

На закладке Основное остается доступным для ввода только поле Пассажир.

Сумма НДС может быть списана на статью, указанную в учетной политике, либо принята к вычету. В качестве подтверждающего документа будет выступать сам электронный билет.

Если закупка производится под деятельность, не облагаемую НДС, то вся сумма электронного билета списывается на указанную в документе статью расходов или статью активов/пассивов в разрезе подразделения и направления деятельности.

Если закупка производится под деятельность, облагаемую НДС, то можно выбрать способ отражения НДС в учете. При установленном флаге Принять НДС к вычету НДС будет отражен в книге покупок, где документом подтверждения расхода будет сам электронный билет. Если флаг Принять НДС к вычету не будет установлен, то НДС будет выделен из суммы билета и списан на статью расходов, указанную в учетной политике.

Если организации доступно несколько типов налогообложения НДС, то доступен выбор в поле Закупка под деятельность, иначе поле скрыто, а реквизит заполнен доступным типом налогообложения.

Сумма покупки списывается на расходы. В данном примере НДС выделяется и также списывается на расходы.

Статья расходов, на которую будет списан НДС указывается в учетной политике организации (см. Настройки учета НДС – Направление списания НДС, не принимаемого к НУ).

Если НДС при покупке электронного билета принимается к вычету, то в качестве счета-фактуры выступает сам электронный билет.

В качестве счета-фактуры электронный билет будет выступать только в том случае, если НДС принимается к вычету.

В документе электронный билет есть возможность учета хозяйственных операций в разрезе нескольких ставок НДС.

Если в электронном билете покупка, которая облагается одной ставкой НДС или полностью не облагается НДС, то ее можно отразить в документе.

Если необходимо добавить операции покупки, доплаты, возврата или распределить любую из операций в разрезе ставок НДС, то необходимо переключить документ в режим учета нескольких операций с помощью гиперссылки Добавить покупку/доплату/возврат.

В режиме учета нескольких операций добавляется закладка Операции, на которой можно их добавлять и редактировать.

На закладке Основное выводится итоговая сумма операций покупки. С помощью гиперссылки Подробнее можно перейти на закладку Операции.

Если документ содержит несколько операций, то автоматически будет установлен режим для многострочного редактирования. Гиперссылка внизу закладки Основное показывает итоговые суммы операций доплаты, возврата, а также штрафов. С ее помощью также можно перейти на закладку Операции.

На закладке Операции с помощью кнопки Добавить можно ввести операции: Покупка, Доплата, Возврат, Полный возврат. Удалить операцию можно с помощь контекстного меню.

Сумма введенных возвратов не может превышать итоговую сумму покупок и доплат. Соответствующая проверка выполняется при записи документа.

Полный возврат учитывает все ставки НДС, по которым облагались операции покупки и доплаты. Формируется несколько строк возврата, если ставок несколько.

Для ввода штрафа используется форма корректировки, которая позволяет указать сумму штрафа и аналитики для учета.

Открыть форму корректировки штрафа можно щелкнув на гиперссылку, расположенную в колонке Сумма штрафа. Ввод штрафа доступен только для операций возврата.

Сумма каждой операции выводится в разрезе ставок НДС.

Документ Бронирование (меню Казначейство-Электронные билеты и бронирования) предназначен для отражения информации о произведенных бронированиях гостиниц и трансферов. Для услуг проживания и трансфера в документе ведется классификация по типам услуги:

■ Трансфер;

■ Отель;

■ Прочее.

Услуги «Такси», «Справка о перелете», «Мероприятия MICE»  и прочие услуги загружаются с типом услуги Прочее.

В документе для услуг бронирования отражается следующая информация:

■ Информация о контрагенте и агенте;

■ Информация об организации, сотруднике, цели расхода ДС;

■ Информация о деталях бронирования;

■ Сумма, НДС.

Документ Бронирование не формирует  бухгалтерские проводки.

Порядок учета НДС

При необходимости существует возможность прикриплять файлы к документам Электронный билет и Бронирование.

Документ Бронирование или Электронный билет можно:

■ дополнить услугами (для этого в нижней части документа нужно воспользоваться гиперссылкой Доплата и отметить сумму доплаты);

■ аннулировать (для этого в нижней части документа нужно воспользоваться гиперссылкой Возврат и отметить сумму возврата, дату возврата).

Если возврат электронного билета, приобретенного  Через агента или У перевозчика, то не зависимо от дня возврата формируется сторно проводок по 71,76 и 60 счетам.

В случае создания возврата электронного билета, приобретенного Через подотчетника, делается сторно проводок по 71 и 76 счетам.

Проводки по возврату, а также по доплате отражаются в документе Электронный билет датой оформления возврата и доплаты. В случае если возврат или доплата оформлены текущей датой, а документ Электронный билет датой закрытого периода - закрытие периода не будет нарушено.

Расчеты по электронным билетам ведутся по договору с поставщиком билета. Для того чтобы договор можно было выбрать, организация и контрагент в договоре должны соответствовать организации и контрагенту в электронном билете (бронировании), детализация расчетов в договоре должна быть По договорам.

Комиссия и сборы не отражаются в документе Электронный билет при работе с любым агентом. Рекомендуем расходы по комиссии и сборам учитывать отдельным документом: Приобретение товаров и услуг или Приобретение услуг и прочих активов.

Авансовый отчет может быть создан на основании документа Заявка на командировку. Заявка будет указана в шапке авансового отчета как документ-основание.

Подробнее о расчетах с подотчетными лицами и контроле выданных подотчетному лицу авансов: Расчеты с подотчетными лицами.

На закладке Закупки, используя опцию Создать возможно ввести следующие документы приобретенные Через подотчетное лицо:

■ Электронный билет.

■ Приобретение товаров и услуг.

■ Поступление денежных документов.

Внимание

На закладке Расходы, используя опцию Заполнить полученными авансами и билетами, возможно получить информацию по авансам, выданным подотчетному лицу, и электронным билетам, приобретенным для использования подотчетным лицом.

В авансовом отчете на закладке Расходы операции выводятся в разрезе ставок НДС.

Несколько вариантов отражения некоторых ситуаций по командировочным расходам.

Внимание